Spezifikation und Kommunikation notwendig für erfolgreiche IT Projekte

Projektarbeit im Allgemeinen und IT Projekte im Besonderen erfordern ein hohes Maß an Kommunikation – bezogen auf Anforderungen, Zielsetzung und auch im fortlaufenden Prozess. Ebenso müssen die Anforderungen an die Ergebnisse des Projektes genaustens spezifiziert werden und dies am besten gemeinsam von allen beteiligten Parteien. Auch alle Änderungen und Anpassungen dieser Spezifikationen, die im Laufe des Entstehungsprozesses gemacht werden, sollten kommuniziert und festgehalten werden.

Im „projekt (B)LOG“, einem Blog über teamorientierte Projektleitung und Projektmanagement, werden erste Schlüsse aus einer laufenden Untersuchung gezogen, die besagen, dass ein großer Teil der Anforderungen zu Beginn eines Projektes noch nicht bekannt sind. Dies scheint gleichermaßen für IT Projekte, sowie für Projekte anderer Ausrichtung gültig zu sein. Im Blog wird daraus geschlussfolgert, dass sowohl ein gutes Anforderungsmanagement, sowie ein flexibles Vorgehen unerlässlich sind, um dennoch zu guten „Projektergebnissen“ zu kommen.
Auch „unternehmer.de“ stellt in einem Artikel die Bedeutung der Spezifikation für IT Projekte heraus. Die Unzufriedenheit mit den Ergebnissen von IT Projekten scheint häufig voraussehbar, denn die Definition der Anforderungen stellt die Basis für den Erfolg von Projekten und der Zufriedenheit mit diesen dar. Der Artikel zeigt auf, dass in den seltensten Fällen alle Beteiligten nach Abschluss des Projektes begeistert auf dieses zurückblicken. Unklare Zieldefinition, wie auch mangelnde Kommunikation werden auch hier als kritische Faktoren gesehen, die sowohl die Arbeitsmoral, als auch die Ergebnisse beeinflussen. Besonders die Kommunikation und ein gegenseitiges Verständnis zwischen IT Fachleuten und anderen Funktionen, aber auch die anfängliche Definition aller Anforderungen an das Projekt und dessen Ergebnisse sind ausschlaggebend für die zufrieden stellende Beendigung dieser. Des Weiteren beschreibt der Artikel ausführlicher vor welchen Herausforderungen die Beteiligten der IT Spezifikation stehen und wie diesen begegnet werden kann.

Es wird deutlich, dass Kommunikation und Spezifikation zwei elementare Faktoren für die Zufriedenheit mit und in Projekten und deren Outcome sind. Auch wenn die anfänglichen Spezifikationen im laufenden Prozess nicht immer konstant bleiben, kann eine gute Kommunikation an dieser Stelle mögliche Unzufriedenheiten abfangen. Spezifikation ist unerlässlich, um für alle Seiten nicht nur einen gemeinsamen Startpunkt sowie eine Zielrichtung zu haben, sondern auch, um die wichtigsten Größen des Projektes allen beteiligten Parteien vermittelt zu haben. Eine zuverlässige Kommunikation erlaubt es dann, diese Ziele und Größen flexibel anpassen zu können, wenn es sich als nötig herausstellt.