Grundlagen des Projektmanagements

Projekte gibt es eigentlich immer in unserem Leben. Sei es bei der Arbeit, dem Umzug oder dem Aufbau einer Internetpräsenz.
Was es zu beachten gibt – besonders bei Projekten im Web-Bereich — und wie ihr euch das Leben leichter machen könnt erkläre ich euch hier.

1. Projektmanagement, aber wieso?
Was hast du im Laufe der Woche noch vor? Schnell noch einkaufen, den Kumpel besuchen, ach, da war noch der Kinobesuch mit der Freundin und fast hätte ich es vergessen den Kleinen soll ich jetzt aus dem Kindergarten abholen.
Ich komme zurück, und was ist das? Wieso raucht es so? Verdammt, ich habe vergessen das Hühnchen aus dem Backofen zu ziehen.

Oftmals hat man eine Menge zu tun, Tag für Tag. Da wäre es doch sinnvoll seinen Tagesablauf möglichst effizient zu managen. Und siehe da, schon wieder ein weiteres Projekt.
Doch verlassen wir den Alltag.

2. Beispiel – Die Foto-Website

Das Team:
Der Programmierer:
Dennis, 24 Jahre alt. Er ist zuständig für die Funktionalität der Website und ist ständig damit bemüht die Seite so benutzerfreundlich und attraktiv wie möglich zu gestalten.
Ohne ihn würden Sicherheitslücken für immer offen bleiben, und die Website eventuelle nach einer Weile nicht mehr benutzbar sein.

Die Grafikerin:
Lisa, 22 Jahre alt. Sie ist für den grafischen Teil der Seite zuständig. Falls es etwas zu designen gibt, ist Lisa die richtige Frau. Ohne sie sähe alles total langweilig aus.

Die Autorin:
Anna, ebenfalls 22 Jahre alt. Sie ist für den Großteil des Inhalts der Website verantwortlich. Sie schreibt die Artikel anschaulich, informativ und interessant.
Ohne sie wäre die ganze Seite ein „grammatikalischer Fehler“. =)

Der Fotograf:
Alex, 27 Jahre alt. Er ist für die neuen Bilder zuständig. Er fotografiert alles was nicht bei 3 auf den Bäumen ist, und dann erst recht.
Seine Bilder sind wohl das Herz der Seite. Es ist nun mal eine Foto-Website.
Ohne seine Bilder wäre die Seite dem Untergang geweiht, wer besucht schon eine Foto-Website ohne Fotos?

Das Zusammenspiel der Vier:
Dennis, Lisa, Anna und Alex haben sich überlegt, jetzt wo es bei ihnen bald Sommer ist ein Sommer-Gewinnspiel einzurichten. Was es zu gewinnen gibt ist hier allerdings egal… ;)

Eine gute Nachricht, Dennis hat soeben das Gewinnspiel fertig programmiert.
Allerdings ist die kreative Schreiberei nicht so seine Schiene, deshalb überlässt er dies lieber Anna.
Der Text ist da, aber es sieht noch so leer aus, da muss wohl eine hübsche Neugier erregende Grafik her, natürlich mich sommerlichem Motiv.
Da Lisa kein passendes Sommermotiv besitz gibt sie Alex eines in Auftrag, dieser kommt wenig später mit tollen Motiven zurück und Lisa kann sich an den „Eyecatcher“ machen.
Bald ist alles fertig gestellt, und die ersten Anmeldungen kommen rein.
Na dann, auf eine erfolgreiche Sommer-Saison.



Hast du gesehen, wie die einzelnen Teammitglieder voneinander abhängig sind?
Was bringt das Gewinnspiel, wenn es nie jemand zu Gesicht bekommt?
Was bringt ein Produkt ohne überzeugende Beschreibung?
Was bringt die beste Grafikerin ohne Ressourcen?
Was bringen Fotos die die in der Ecke Haare bekommen?

Richtig, so gut wie gar nichts, arbeiten Dennis, Lisa, Anna und Alex jedoch Hand in Hand, so werden sie zu einem extrem guten Team.

3. Der Projektleiter
Der Projektleiter ist – würde ich sagen – ein Muss für ein erfolgreiches Projekt.
Er hat dafür zu sorgen, dass jedes einzelne Teammitglied mit den benötigten Werkzeugen ausgestattet ist und, dass Termine eingehalten werden. Außerdem sollte er ein Ansprechpartner bei jeglichen Problem sein.
Klingt nicht besonders schwer? Wir werden sehen.

Qualifikationen die der Projektleiter besitzen sollte:
1. Bezug zum Projektgenre (Ist das Projekt z.B. ein Browsergame, so sollte er auch Bezug zu Browsergames haben)
2. Selbstständiges Arbeiten
3. Denkvermögen
4. Moderation von Gruppen
5. Teamfähigkeit
6. Prioritäten setzen können
7. Arbeitspakete sinnvoll verteilen können
8. unternehmerisch im Sinne des Projekt denken und handeln können
9. Überzeugungskraft
10. Organisationstalent
11. Stressbewältigung

Außerdem bekommt man mit dem Amt des Projektleiters gleichzeitig viele Termine, Aufgaben und Pflichten zugeteilt. Der Projektleiter kommt als Erster und geht als Letzter aus dem Büro (oder dem Arbeitsplatz allgemein).
Erst mal das Amt des Projektleiters erhalten kannst du auf Lob erst mal vergebelich warten, glaub mir.

Hast du auch die schwersten Aufgaben bewältigt, es warten immer Neue. Des Weiteren wird es einige unzufriedene Personen geben.

Doch Achtung: Es darf nicht zu einem „Mach mal“-Management kommen, was auf gut Deutsch heißen soll: Pass auf, dass du nicht der Depp vom Dienst wirst!

Als Projektleiter hast du noch den besten Überblick über das Projekt, und das solltest du falls nötig deinen Teammitgliedern auch klar machen.
Doch Übermut tut selten gut, treffe daher weise, gut überdachte Entscheidungen.

4. Ziele
Innerhalb des Projektes müssen klare Ziele gesetzt werden, dabei sollten die Zielsetzung so genau wie möglich beschrieben werden.
Wenn Anna also Alex das Foto in Auftrag gibt sähe das ungefähr so aus:
FALSCH: Brauche ein neues Foto.
Richtig: Brauche bis zum 10. Mai sommerliche Motive für das neue Gewinnspiel.

WICHTIG: Der Zeitpunkt, bis wann der Auftrag erledigt sein muss, muss vorgegeben werden.

5. Projektmanagement-Tools
Es gibt inzwischen einige sehr gute und teilweise kostenlose Tools, die das Managen eines Projekt erleichten.
Eines davon ist zum Beispiel „FlySpray“.
Das unkomplizierte und Web-basierende Tool ermöglicht das Anlegen verschiedener Kategorien, Aufgabe-Stadien und Versionen.
Falls das Tool auf einem öffentlichen Server laufen sollte, so kann man die Aufgaben vor fremden Blicken schützen, somit kann man den Benutzern zum Beispiel zeigen, wie weit ein bestimmtes neues Feature entwickelt wurde, und Dinge wie z.B. das neue Gewinnspiel, von dem vorher keiner Erfahren soll versteckt werden.
Des Weiteren bietet FlySpray eine Kommentarfunktionen, eine Funktion zum Benachrichtigen bei Änderungen der Aufgabe (z.B. Status, Beschreibung, …), Abhängigkeiten unter den Aufgaben können erstellt werden und eine prozentuale Fortschrittsanzeige ist vorhanden.
Ich selbst arbeite auch damit.
Eine Demo von FlySpray gibts hier: demo.flyspray.org
Benutzername: super
Passwort: super

Manche Leute schwören auf Wikis, doch diese sind – wie ich finde – eher für Dokumentationen geeignet und nicht zur aktiven Projektverwaltung zu gebrauchen.

Ich hoffe du hast wieder ein wenig dazu gelernt und freue mich natürlich auch über Feedback. ;)